Aktualności

RCKiK w Poznaniu usprawniło raportowanie dla Narodowego Centrum Krwi

17.03.2016 krew1.jpg

Trwające tygodniami przygotowanie rocznego raportu na potrzeby Narodowego Centrum Krwi to w wielu centrach krwiodawstwa w Polsce wciąż powszechny problem. Doskonale poradziło sobie z nim Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Poznaniu, w którym nowoczesne rozwiązania analityczne, pozwoliły usprawnić zarządzanie i sprawozdawczość dla celów zarządzania publiczną służbą krwi.

Początek roku to gorący okres dla wszystkich jednostek ochrony zdrowia. Trzeba przygotować sprawozdania finansowe, wiele rozliczeń i podsumowań. Szczególnie dużo pracy czeka rokrocznie Regionalne Centra Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa. Ze względu na specyfikę swojej działalności muszą one, poza standardowymi dokumentami, opracowywać obszerny raport zawierający dane statystyczne dla celów zarządzania publiczną służbą krwi.

Jeszcze do niedawna w RCKiK w Poznaniu, przygotowanie raportu rocznego na potrzeby Narodowego Centrum Krwi, zajmowało kilka tygodni, stanowiąc w tym okresie główne zajęcie kierowników działów odpowiedzialnych za dostarczenie wymaganych informacji. Ogrom pracy wykonywany był ręcznie, z uwagi na brak narzędzi analitycznych umożliwiających szybki dostęp do danych gromadzonych w systemach informatycznych, ich analizę i przetwarzanie.

- Chcąc dotrzeć do pewnych danych znajdujących się w systemie Bank Krwi, wykorzystywanym w naszym centrum, i przygotować na ich podstawie odpowiedni raport lub zestawienie, byliśmy uzależnieni od dostawcy oprogramowania. Opracowanie każdego nowego raportu wymagało jego interwencji, co wydłużało proces raportowania i wiązało się z dodatkowymi kosztami – informuje Rafał Łacny, Administrator Systemu Bank Krwi w RCKiK w Poznaniu.

- Wielu informacji nie byliśmy w stanie „wyciągnąć” z systemu dziedzinowego. Brakowało nam chociażby odpowiedzi na pytania Narodowego Centrum Krwi o stan osocza na dzień, z podziałem na miesiące pobrania, grupy krwi, grupy dawców. Danych potrzebnych do dalszej analizy, na przykład za pomocą arkusza kalkulacyjnego, nie można było nawet wyeksportować – dodaje Barbara Stuchlak, Kierownik Działu Preparatyki RCKiK w Poznaniu.

Sytuacja zmieniła się wraz z realizacją projektu, którego celem było usprawnienie procesu raportowania w RCKiK w Poznaniu, w ramach którego wdrożono system eAnalizy. Pracownicy centrum wyposażeni zostali w narzędzia umożliwiające błyskawiczną analizę danych i samodzielne tworzenie dowolnych raportów, w oparciu o dane pochodzące z wielu modułów systemu informatycznego.

- Zaangażowanie ze strony pracowników centrum, którzy uczestniczyli w projekcie na każdym jego etapie, pozwoliło dostosować wprowadzone rozwiązania do indywidualnych wymagań poszczególnych działów placówki i dokładnie odwzorować występujące w niej procesy – zaznacza Sławomir Gromala, Kierownik Projektu w BMM Sp. z o.o.

System wykorzystywany jest w badaniu kluczowych obszarów działalności placówki, w szczególności w analizie poboru krwi, wytwarzania, dystrybucji i jakości składników krwi, ocenie powikłań i zdarzeń niepożądanych, związanych z pobieraniem i wytwarzaniem składników krwi, jak również w przygotowaniu danych epidemiologicznych. Co niezwykle istotne narzędzie pozwala łatwo wychwytywać wszelkie braki i pomyłki powstające na etapie ewidencji, skutkujące niespójnością danych i w prosty sposób eliminować takie przypadki.

Oprócz sfery ściśle związanej z merytoryką krwiodawstwa rozwiązanie znajduje zastosowanie w analizie zarządczej, m.in. w zakresie oceny kosztów, zysków, stanów magazynowych odczynników i sprzętu oraz w badaniu efektywności zatrudnienia.

- Wdrożone rozwiązanie pozwala osobom zarządzającym na właściwą ocenę przebiegu procesów, ich dynamiki oraz kierunków zmian. Ocena ta oparta na bardzo rzetelnych danych pomaga podejmować  właściwe decyzje organizacyjne, w szczególności dotyczące racjonalnych zakupów, właściwego zatrudnienia, a co najważniejsze dobrego planowania poboru krwi, której składniki mają stosunkowo krótki okres ważności. To planowanie musi uwzględniać zarówno aktualne potrzeby lecznictwa jak i przewidywać kierunki potrzeb służby zdrowia w regionie – mówi Krzysztof Olbromski, Dyrektor RCKiK w Poznaniu.

- Projekt zrealizowany przez BMM znacząco ułatwił sprawozdawczość i pozwolił skrócić czas oczekiwania na informacje, zarówno dla dyrekcji, jak i instytucji nadzorujących naszą pracę. Przygotowanie raportów statystycznych dla Narodowego Centrum Krwi i Ministerstwa Zdrowia oraz danych epidemiologicznych na potrzeby Instytutu Hematologii i Transfuzjologii, już teraz, zaledwie po kilku miesiącach od zakończenia projektu, trwa zdecydowanie krócej i jest je w stanie opracować jedna osoba, korzystając jedynie z niewielkiego wsparcia kierowników poszczególnych działów – podsumowuje Krzysztof Olbromski.

[Autor: Dominik Noworól]

 


Partnerzy